Tarjetas de combustible

Las tarjetas de combustible son cada vez más populares entre las empresas mexicanas. En un mercado cada vez más atractivo, el número de operadores que ofrecen tarjetas de combustible para empresas nunca ha sido mayor, y sigue creciendo. Además, para distinguirse, estos actores ofrecen servicios cada vez más ricos y completos. En este mercado tan cambiante, el resultado es que las empresas nunca han tenido una gama tan amplia de tarjetas de combustible a su alcance y nunca han tenido tantos problemas para elegir entre las diferentes propuestas de los diferentes emisores. ¿Qué es una tarjeta de combustible en 2021? ¿Cómo funcionan estas tarjetas? ¿Cuales son los diferentes proveedores de tarjetas de combustible y cómo elegir entre ellos? ¿Cómo se descifran las tarifas de las tarjetas de combustible? Nuestra guía hace un recuento de todas estas cuestiones esenciales para elegir correctamente un producto cada vez más estratégico para todas las empresas.

Tarjetas de combustible, del principio al funcionamiento

Las tarjetas de combustible son un medio de pago destinado específicamente a determinados gastos relacionados con los viajes de negocios, por ejemplo, el combustible, pero no sólo eso. Su uso cotidiano pretende ser lo más sencillo posible, ya que su finalidad es aligerar los trámites relacionados con estos viajes tanto para la empresa como para su empleado viajero.

¿Qué son las tarjetas de combustible?

Las tarjetas de combustible son un medio de pago ya sea de prepago o como una tarjeta de crédito, que permite el pago de determinados gastos relacionados con los desplazamientos profesionales de varios empleados autorizados de una empresa. Puede tratarse de todo tipo de vehículos: ligeros, comerciales o pesados. Estas tarjetas están a nombre de la empresa y generalmente están asociadas a un vehículo y no a un conductor. En todas las marcas que aceptan esta tarjeta, la tarjeta de combustible puede utilizarse para pagar diversos productos y servicios, como el combustible, pero también el lavado y ciertos consumibles necesarios para el mantenimiento menor del vehículo. Algunos otros servicios relacionados con los viajes de negocios pueden pagarse con estas tarjetas, como el estacionamiento o los peajes de las autopistas. El objetivo de la tarjeta de combustible es simplificar la gestión del combustible en las empresas. Libera a los empleados móviles de tener que pagar por adelantado los gastos relacionados con los viajes y proporciona al gestor de la flota una única factura para todas las transacciones realizadas con la tarjeta.

Funcionamiento diario de las tarjetas de combustible

El funcionamiento cotidiano de la tarjeta por parte del usuario está diseñado para ser lo más sencillo posible. En cada transacción, el usuario utiliza la tarjeta de combustible para pagar el combustible y/o diversos productos y servicios autorizados. En el caso de las cuotas de estacionamiento o de autopista, la tarjeta suele estar equipada con un dispositivo de telepeaje y el usuario no necesita ni siquiera utilizar una máquina. Para el combustible, algunas tarjetas funcionan sólo en las máquinas, otras sólo en el mostrador y otras funcionan tanto en el mostrador como en las máquinas de combustible. El usuario presenta la tarjeta, proporciona el número de identificación del vehículo y a menudo el kilometraje en el momento de la transacción. Si la tarjeta tiene una simple banda magnética, el usuario pasa la tarjeta y firma el recibo. Si la tarjeta es inteligente, introduce su código NIP. Para el gestor de la flota, la operación es muy diferente según se trate de una tarjeta de prepago o de crédito. En el primer caso, el gestor de la flota tiene que recargar el crédito de la tarjeta cada vez que lo necesita. En el segundo caso, los pagos se realizan con la factura y, por tanto, los gastos se adelantan tanto para el trabajador como para la empresa. En todos los casos, el gestor de la flota dispone de una serie de parámetros que le permiten controlar el uso de la tarjeta.

Por lo tanto, puede limitar su uso: - A ciertos tipos de combustible, - A determinados tipos de productos y servicios para las tarjetas que permiten servicios adicionales, - A determinados días de uso durante la semana, - A ciertas horas de uso durante el día, - Una determinada cantidad por transacción, - Ciertas ubicaciones geográficas, - Un determinado número de litros de combustible por transacción.

Estos límites pueden ser absolutos, automáticos, impidiendo así los pagos, o informativos, generando alertas enviadas al gestor. Para perfeccionar estos dispositivos de control y seguimiento del consumo, el acceso a un software de gestión en línea se suele proporcionar con la suscripción a la tarjeta de combustible.

Los diferentes proveedores de tarjetas de combustible

Los grandes grupos petroleros ya no son los únicos que ofrecen tarjetas de combustible. A ellos se han unido las grandes cadenas de autoservicio que han empezado a vender combustible y los proveedores especializados independientes.

Las grandes compañías petroleras

Las grandes compañías petroleras están, naturalmente, en el origen de este tipo de tarjetas. Sus redes les permiten ofrecer tarjetas válidas no sólo en México, sino también en varios países. Los servicios de telepeaje y de estacionamiento son proporcionados por socios. Una de las principales novedades en la oferta de las petroleras en los últimos años ha sido la aparición de las tarjetas de combustible multimarca, ya que los competidores han decidido poner en común sus redes para aumentar el número de estaciones de servicio disponibles para los titulares de las tarjetas. Las principales redes actuales son las de : - La tarjeta de combustible Total, ex-Total GR y ahora Total Fleet, - La tarjeta de combustible Shell, - La tarjeta de combustible Esso Card, - La tarjeta de combustible del Grupo BP, la tarjeta GO.

Aparte de la tarjeta Total, que cuenta con la mayor red de estaciones de servicio, todas las demás tarjetas se han convertido en multimarca en distintos grados.

Proveedores de servicios independientes especializados

Además de estas dos categorías de proveedores, han entrado en el mercado proveedores de servicios especializados. Estos actores no distribuyen ellos mismos los carburantes, pero gracias a los acuerdos con las petroleras y la gran distribución, han conseguido proponer una oferta y una red de estaciones que rivalizan con las de esta última. Las principales cartas de los proveedores de servicios independientes especializados en el mercado son : - Ticket Fleet Pro, la tarjeta de combustible de Edenred, - DKV, la tarjeta de combustible de Sodexo.

Las ventajas se distribuyen de forma desigual entre los distintos proveedores Aunque las ventajas de las tarjetas de combustible son, en principio, las mismas, no están desarrolladas por igual por todos los emisores de tarjetas. Distinguir entre estas ventajas es una de las condiciones para elegir la tarjeta de combustible que mejor se adapte a sus necesidades, al igual que su precio.

Ventajas de una tarjeta de combustible usual

Las tarjetas de combustible tienen ventajas tanto prácticas como económicas. Entre las ventajas prácticas, las más importantes son las relativas a : - El simple hecho de que el empleado que viaja, o incluso la propia empresa en el caso de una tarjeta de pospago, ya no tiene que adelantar casi ningún gasto de viaje por carretera, - El hecho de que el gestor de la flota reciba una factura única, clara y detallada de todas las transacciones de todas las tarjetas utilizadas en la empresa, en lugar de un recibo por cada transacción, - El hecho de que esta factura contenga un cálculo preciso, exacto y normalizado del IVA deducible vinculado a estas operaciones, - El marco de los gastos profesionales con los parámetros detallados anteriormente, - Este sistema elimina prácticamente el riesgo de fraude en los gastos de la empresa, - Herramientas avanzadas de información sobre el consumo, - Servicios incluidos con la tarjeta, como el pago de peajes de autopista, estacionamiento y otros servicios.

Las tarjetas también aportan ciertas ventajas económicas a la empresa: - La eliminación del riesgo de fraude es una fuente de ahorro, - Así como el tiempo administrativo y contable que se ahorra en un sistema tradicional de recibos de gastos, que es mucho más complejo y largo de procesar, - Permiten una mejor gestión del consumo de combustible, que se puede llevar a cabo gracias a las herramientas avanzadas de supervisión e información, - Por último, algunos emisores ofrecen descuentos en el precio en el surtidor a los titulares de la tarjeta. Cómo elegir su tarjeta de carburante entre la diferente oferta del mercado

Todas estas ventajas no están tan desarrolladas para todas las tarjetas de combustible disponibles en el mercado, lo que constituye un primer criterio de elección. Sí, es cierto: - Las herramientas de información y seguimiento no están igualmente desarrolladas en todas partes: algunos proveedores sólo ofrecen facturas detalladas, otros verdaderas herramientas de gestión de flotas en tiempo real, - Los servicios asociados a la tarjeta no son los mismos en todas partes: los lavados de autos, los servicios y productos en las tiendas (¡a veces simplemente no hay ninguna tienda en la red!), el pago de los peajes de las autopistas y el estacionamiento no son posibles con todas las tarjetas, - Los parámetros del marco de uso pueden ser más o menos precisos, - Los descuentos en combustibles varían de un proveedor a otro... ¡para los que los ofrecen! - tanto en su importe como en el método de cálculo. Algunos ofrecen un descuento fijo de unos pesos por litro de combustible, otros un descuento negociado en proporción a los volúmenes promedios consumidos cada mes, y otros una tarifa nacional negociada válida en todas las estaciones de servicio que aceptan la tarjeta.

Pero, sobre todo, el principal factor de diferenciación entre las distintas tarjetas es la densidad de la red de estaciones de servicio que la aceptan, desde unos cientos hasta unos miles, sólo en México. Importante: más que el número absoluto de estaciones de servicio, hay que tener en cuenta la proximidad de las mismas según las rutas de desplazamiento.

¿En qué consiste el precio de una tarjeta de combustible?

El precio de una tarjeta de combustible es también, por supuesto, uno de los criterios de elección más importantes. La mayoría de los emisores sólo cotizan cuota de suscripción mensual. Pero hay otros costes. Comprender la estructura de precios de las tarjetas es casi tan importante como conocer los niveles de precios. A continuación se presenta un cuadro con los diferentes cargos posibles asociados a las tarjetas de combustible.

 Para asegurarse de elegir el proveedor de tarjetas de combustible adecuado, lo mejor es solicitar varias cotizaciones de tarjetas de combustible. Rápido, gratuito y sin compromiso, el servicio de matchmaking de Companeo te permite comparar hasta 4 ofertas y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.