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Tarjetas de combustible sufuncionamiento y ventajas

Tiempo de lectura: 5 min

Al contrario del sistema del uso de comprobantes de gastos, el funcionamiento de las tarjetas de combustible de la empresa está diseñado para que sea lo más sencillo posible para todos los usuarios, desde los gestores de flotas hasta los profesionales que se desplazan o los viajeros de negocios ocasionales.

Sin embargo, hay algunas reglas que hay que dominar para que todos los beneficiarios del sistema puedan aprovechar al máximo las ventajas de las tarjetas de combustible.

¿Cuáles son las condiciones de uso diario? ¿En qué estaciones de servicio se pueden utilizar estas tarjetas de combustible? ¿Quiénes son los posibles beneficiarios autorizados a usar las tarjetas de combustible? ¿Y qué beneficios obtienen al utilizarlas?

El funcionamiento cotidiano de las tarjetas de combustible corporativas

El funcionamiento diario de las tarjetas de combustible se rige por ciertas condiciones que dependen en gran medida de las autorizaciones concedidas por el gestor de la flota. Independientemente de estas condiciones, saber en qué estaciones se pueden utilizar las tarjetas es un elemento clave para disfrutar de las ventajas que ofrecen.

Condiciones

Cualquier empresa puede beneficiarse de las tarjetas de combustible, pero no los particulares.

Las condiciones de utilización de las tarjetas de combustible por parte de los profesionales que viajan dependen principalmente de las decisiones tomadas por el gestor de la flota de la empresa que las ha implementado.

Por ejemplo, el gestor de la flota puede limitar el funcionamiento de las tarjetas de combustible de la empresa a :

  • Un determinado tipo de combustible,
  • Un determinado tipo de servicios, además del pago del combustible,
  • Una zona geográfica determinada,
  • Una determinada cantidad por día, por semana, por mes o por transacción,
  • Un determinado número de litros por carga.

El gestor puede optar por imposibilitar totalmente el funcionamiento de la tarjeta de combustible y, por tanto, el pago de las transacciones si se superan estos límites, o simplemente recibir una alerta.

Más allá de estas condiciones, el usuario debe asegurarse de :

  • Pagar las transacciones pasando su tarjeta de banda magnética por el lector del surtidor o directamente por el dispensador de combustible, y luego firmar el recibo,
  • Introducir su código PIN con las tarjetas de combustible inteligentes,
  • Introducir el número de identificación del vehículo al pagar,
  • Introducir, en el caso de algunas tarjetas de combustible, el Tarjetas de combustible sufuncionamiento y ventajas en el momento de la transacción.

La extensión de la red de estaciones de servicio, un parámetro esencial para el buen funcionamiento de las tarjetas de combustible corporativas

Pero lo primero que debe comprobar un usuario antes de cualquier transacción es asegurarse que la tarjeta de combustible corporativa que le han dado funcionará, es decir, la tarjeta será aceptada por la estación de servicio donde quiere hacer esa transacción.

Las redes de tarjetas de combustible empresariales 3difieren mucho de un proveedor a otro, y van desde unos pocos cientos de puntos de venta a varios miles. Algunas se limitan a una sola marca, otras son redes multimarca. Las tarjetas de combustible corporativas de algunos emisores operan en varios países, mientras que otros se limitan a México. Algunas tarjetas de combustible sólo funcionan en los surtidores automáticos, otras sólo en el mostrador y otras funcionan tanto en los surtidores automáticos como en el mostrador.

Afortunadamente, las tarjetas de combustible suelen ir acompañadas de una aplicación que permite al usuario localizar las estaciones que aceptan la tarjeta más cercanas a él o en su ruta.

¿Cuales son las prestaciones y sus beneficiarios?

El funcionamiento de las tarjetas de combustible corporativas conlleva un gran número de ventajas para todos sus beneficiarios autorizados.

Posibles beneficiarios autorizados

Cualquier empleado de cualquier empresa autorizado por el gestor de la flota puede beneficiarse del funcionamiento de las tarjetas de combustible.

Sin embargo, tenga en cuenta que aunque la mayoría de las tarjetas están vinculadas a un vehículo y no a un empleado, algunas pueden estar reservadas a un profesional o a una combinación específica de vehículo + empleado.

Además, el funcionamiento de las tarjetas inteligentes de combustible limita obviamente su uso a los empleados que conocen el código NIP de la tarjeta.

Por último, el consumo de determinadas categorías de profesionales, en particular los directivos de empresas, se rige por normas fiscales diferentes.

Las ventajas de las tarjetas de combustible para los usuarios

Las tarjetas de combustible tienen muchas ventajas para sus usuarios:

  • El primero de estos beneficios es que ya no tienen que adelantar los gastos de combustible durante sus misiones,
  • La gestión de los recibos también se simplifica enormemente, ya que el emisor de la tarjeta de combustible envía una única factura al gestor de la flota para todas las transacciones y todas las tarjetas de la empresa,
  • El titular de la tarjeta de combustible puede comprar mucho más que combustible con su tarjeta: lavado de coches, pequeños trabajos de mantenimiento del vehículo, peajes de autopista, cientos de estacionamientos afiliados, compra de consumibles en las tiendas de las estaciones de servicio, etc. No sólo los gastos de combustible, sino casi todos los gastos de viaje están cubiertos por la tarjeta y por los que el empleado no tiene que pagar nada por adelantado.
  • Además, con algunas tarjetas, el precio del combustible que se paga es más bajo que los que se muestran en el surtidor. Las condiciones varían mucho de un proveedor a otro.

Pero como esta última ventaja concierne al gestor de la flota, el empleado que quiere que su empleador simplifique la gestión de sus viajes de negocios y sus innumerables cuentas de gastos puede enviarle una comparación de tarjetas de combustible para profesionales.

Y aconsejarle que, para calcular la importante ventaja económica que la solución aportaría a la empresa, pida el mayor número posible de cotizaciones de tarjetas de combustible en línea.

Por ejemplo, utilizando servicios en línea como Companeo, que te permite solicitar cotizaciones a la mayoría de los proveedores de tarjetas de combustible del mercado en tan sólo unos clics.