Gestión de las tarjetas de combustible corporativas: optimización de los costes

Las tarjetas de combustible han sido adoptadas por miles de empresarios en México, atraídos por una serie de ventajas relacionadas con su uso.

Sin embargo, los gestores de flotas y los responsables del área de compras deben ser conscientes que son necesarios ciertos pasos para aprovechar estas ventajas o al menos para optimizarlas. Con un poco de rigor, y prestando especial atención a ciertos puntos clave al momento de incorporar el sistema y a lo largo de su uso, las tarjetas de combustible demuestran todo su potencial para la empresa.
¿Cuáles son las reglas de una buena y sana gestión de la tarjeta de combustible que hay que conocer?
¿Cómo negociar la implantación del sistema para beneficiarse de las ventajas que aporta en la gestión del combustible? ¿Cuáles son las limitaciones relacionadas con el funcionamiento de las tarjetas de combustible y cuáles son los puntos a dominar en la relación con los proveedores de tarjetas?

Bien negociar las tarjetas de combustible corporativa para maximizar los beneficios

Para aprovechar al máximo todas las ventajas de la tarjeta de combustible corporativa en cuanto a la gestión de los gastos de viaje, hay que estudiar varios puntos a la hora de poner en marcha el sistema.

La etapa clave en la creación de la tarjeta de combustible corporativa

Una de las principales ventajas de las tarjetas de combustible es que permiten controlar los gastos relacionados con el combustible.
Saber quién ha gastado, cuánto, dónde y en qué viaje ya es un paso adelante, sobre todo en términos de gestión administrativa ya que, a diferencia de los reportes de gastos, solo hay una sola y única factura para todas las tarjetas de la empresa y mucho más detallada.
Pero el verdadero truco consiste en conseguir, de la tarjeta de combustible y de sus herramientas de control, una reducción de los gastos de combustible.
Para ello, se puede utilizar toda la gama de herramientas de supervisión que se suelen asociar a las tarjetas, con la capacidad de:

• Restringir el uso de la tarjeta a un tipo de combustible específico,
• Establecer un volumen predefinido en litros por transacción,
• Limitar su uso a días específicos,
• O incluso a horas concretas,
• Y a una zona geográfica determinada,
• Y, por último, determinar qué productos y servicios pueden adquirirse con la tarjeta además de la gasolina (peajes, estacionamiento, mantenimiento del vehículo, lavado, productos vendidos en las estaciones de servicio, etc.).

Sobre todo, el gestor de la flota tendrá interés en establecer estos límites de forma progresiva, determinando los límites de alerta automática por correo electrónico y los límites de bloqueo total de la tarjeta para cada transacción considerada.
Por último, las herramientas conectadas permitirán conocer con exactitud los hábitos de conducción y el kilometraje realizado con cada tanque lleno, para afinar aún más el análisis de los gastos de combustible.

Ventajas de la gestión para considerar

Una buena gestión de las tarjetas de combustible le permite beneficiarse de considerables ventajas relacionadas con la gestión de las flotas de vehículos de empresa, especialmente en el caso del arrendamiento de vehículos a largo plazo.
Las tarjetas permiten seguir el kilometraje de cada vehículo al que están asociadas, también permiten :
- Comparar las actitudes de conducción y el consumo entre diferentes conductores en los mismos vehículos y para los mismos trayectos,
- Evitar las penalizaciones vinculadas a la superación del kilometraje contractual del sistema de leasing y planificar mejor los cambios que deben realizarse en estos contratos,
- Solicitar ajustes en los pagos mensuales de alquiler en cuanto a la media de kilómetros recorridos por vehículo al mes, evolucione favorablemente en relación con los valores contractuales.

Además, cada vez más empresas de leasing ofrecen tarjetas de combustible como complemento a su oferta tradicional.
Estas ventajas no deben hacernos olvidar las ventajas intrínsecas de las tarjetas de combustible corporativas relacionadas con la facturación, especialmente en lo que respecta al cálculo del IVA deducible, según el tipo de combustible y el tipo de vehículo.

El manejo de la relación con el proveedor y comprensión de las restricciones

La relación con el emisor de la tarjeta debe estar bien gestionada desde el inicio. Pero incluso antes de esta implantación, también hay que medir las limitaciones relacionadas con el uso de las tarjetas de combustible en las empresas.

La relación con el proveedor de la tarjeta de combustible debe estar bajo control

El proveedor o emisor de las tarjetas de combustible puede ser de varios tipos. Puede ser :

• Una empresa petrolera,
• Una cadena de supermercados que también distribuye combustible,
• Grupo especializado en tarjetas de servicio,
• O incluso la propia empresa de alquiler de vehículos a largo plazo.

Sea cual sea el proveedor, es importante saber que las tarifas de las tarjetas de combustible, su emisión, gestión y alquiler pueden ser objeto de negociación. Y como con cualquier servicio empresarial, esta negociación se basa principalmente en el volumen de uso.
Por lo tanto, es importante que cada empresa que desee suscribir un sistema de tarjeta de combustible establezca proyecciones de uso de la tarjeta. Esto es aún más importante que los descuentos en el precio del combustible por litro que algunas redes ofrecen a las empresas titulares de tarjetas de combustible que son también proporcionales a estos volúmenes de consumo proyectados u observados.
Además, es posible obtener de algunos proveedores un precio único nacional por litro para cada combustible correspondiente a las tarjetas, de modo que el usuario pagará el mismo precio si carga combustible en la ciudad como en una estación de servicio de la autopista.
Por último, aunque estos datos son importantes en el momento de la negociación inicial del contrato, no dejan de serlo una vez que la relación comercial está en marcha. Por lo tanto, es igual de importante controlar estos datos regularmente para poder solicitar una renegociación si la situación cambia.

Control de restricciones

A pesar de todas sus ventajas, las tarjetas de combustible tienen ciertas limitaciones:

• El sistema no es adecuado para las pequeñas empresas, que prefieren las tarjetas de prepago "combustible únicamente".
• La red de gasolineras afiliadas nunca es suficiente. Incluso en el caso de las tarjetas de combustible multimarca que cuentan con miles de estaciones de servicio afiliadas, es fundamental comprobar que las estaciones de servicio que realmente importan, las que están cerca de los lugares que el empleado suele visitar con regularidad, están efectivamente afiliadas.
• Así que sería tristemente irónico que los beneficios económicos de la tarjeta de combustible fueran absorbidos por el combustible necesario para recorrer los kilómetros adicionales hasta la estación afiliada más cercana.
• Además, no todas las estaciones de servicio de la red indicada son necesariamente accesibles en su totalidad... ¡Algunas tarjetas sólo se aceptan en los surtidores automáticos, mientras que otras excluyen específicamente estos surtidores! Y algunas estaciones o surtidores "de bajo coste" quedan excluidos de las fuentes de suministro disponibles.
• Además, aunque su coste sea mínimo en relación con cada tarjeta, el sistema tiene un precio, que no se limita a la cuota mensual de unos pocos pesos; también hay que pagar por los gastos de gestión.
• Además, algunos emisores exigen un depósito en la cuenta del cliente como garantía, especialmente para el pago de combustible en facturas mensuales, es decir, a crédito. Esta cantidad puede acercarse al valor de un mes de consumo de combustible, en función de las previsiones aceptadas.
• Por último, a pesar de todas las herramientas, todos los reportes y todos los posibles instrumentos de control de gastos que ofrecen las tarjetas de combustible, el control de los gastos de combustible sólo es posible con la participación de los empleados de la empresa equipados con estas tarjetas, que las utilizan a diario para cargar combustible.

Es fundamental que conozcan las ventajas del sistema y su funcionamiento para que se pongan la camiseta. Pero no siempre es fácil responsabilizar a la gente cuando sabe que, al final, no pagará por lo que consume.

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