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Tarjetas de combustible: las ventajas para la empresa

Tiempo de lectura: 8 min

Pague su gasolina en cualquier lugar sin tener que pagar un centavo. Esta es la principal ventaja de la tarjeta de combustible, pero no es la única. La tarjeta de combustible corporativa tiene muchas ventajas, tanto en términos de servicio y comodidad como de ahorro directo e indirecto. Sobre todo, la lista de servicios incluidos en la tarjeta de combustible corporativa no deja de crecer, lo que facilita la vida de los empleados en sus desplazamientos, así como la del contable de su empresa.
¿Qué servicios se incluyen hoy en la tarjeta de combustible? ¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas de combustible corporativa en términos de administración y gestión de la factura de combustible de la empresa? ¿Cuáles son sus beneficios económicos directos e indirectos?

Los servicios incluidos en la tarjeta de combustible que marcan la diferencia

El primer argumento de venta de las tarjetas de combustible es la creciente lista de servicios asociados a ellas. Servicios disponibles en las estaciones de servicio, y mucho más.

Una amplia red de estaciones de servicio para que nunca te quedes sin combustible

Uno de los principales criterios para elegir entre las distintas redes es el número de estaciones de servicio que aceptan la tarjeta de combustible en cuestión.
De hecho, es bastante molesto tener una tarjeta que te permite pagar el combustible y no poder usarla porque la única estación disponible en la ruta no la acepta.
La buena noticia es que, a medida que el número de gasolineras en México ha ido disminuyendo, las compañías petroleras y los supermercados han empezado a ofrecer tarjetas de combustible multimarca.
Hoy en día, pocas tarjetas dan acceso a menos de mil estaciones.

Tanque lleno y no solo eso

El combustible no es el único servicio que se ofrece en una gasolinera. Y las tarjetas de combustible pueden utilizarse para pagar todos los servicios de la estación.
Además del combustible, las tarjetas pueden utilizarse para pagar
- Lavado de coches,
- Mantenimiento menor (cambios de aceite, inspecciones, cambios de filtro, etc.),
- Todos los productos vendidos en las tiendas de la estación.

Una tarjeta para todos los gastos relacionados con los viáticos

Por último, las tarjetas de combustible no sólo permiten pagar los servicios en las estaciones de servicio. Otra ventaja de las tarjetas de combustible corporativas es que están diseñadas para pagar todos los gastos relacionados con los viajes profesionales. Por ejemplo, casi todas las tarjetas del mercado mexicano son en realidad tarjetas para pagar los peajes de las autopistas y pasar por el telepeaje.
Del mismo modo, casi todas las redes de tarjetas de gasolina incluyen acuerdos con empresas de estacionamientos, para permitir el pago del estacionamiento durante el viaje de negocios en todas las ciudades de México.

Por último, algunas tarjetas permiten incluso gestionar las multas cobradas durante estos viajes de negocios, así como controlar los procedimientos y el pago de las mismas, directamente en conexión con la SSP (Secretaria de Seguridad Pública). Sin embargo, no le permiten pagar estas multas, ¡ya que esto es responsabilidad del conductor!

Las ventajas administrativas y de gestión de las tarjetas de combustible corporativas

Las ventajas de las tarjetas de combustible para los profesionales son especialmente apreciables en cuanto a la comodidad administrativa y de gestión que ofrecen para esta partida de gastos. Esta gestión se simplifica gracias a los vales seguros y las herramientas avanzadas que supervisan toda la flota de la empresa.

Gestión del combustible y los costes relacionados simplificados

La gestión de la partida combustible en una empresa puede ser extremadamente engorrosa desde el punto de vista administrativo y contable, sobre todo porque el número de vehículos y conductores con derecho a utilizarlos en nombre de la empresa es elevado.
Según el sistema clásico, deben establecerse sistemáticamente reportes de gastos, con un formalismo estricto, acompañados de facturas y tickets, para cada compra de combustible. Además, la empresa debe conservar estos recibos durante un periodo de tiempo ilimitado para poder presentarlos en caso de auditoría.
Recopilar y diseccionar todos estos recibos para integrarlos en el sistema contable de la empresa es una tarea que requiere mucho tiempo. Además, el contable de la empresa tiene que calcular la deducibilidad del IVA de cada gasto de combustible, según unas normas muy complejas. No hay margen de error en todo este proceso, si no se respetan estas normas para un solo gasto, los ajustes pueden ser severos.
Con una única factura mensual para todas las transacciones y tarjetas de la empresa, con el detalle de todas las operaciones pre contabilizadas, las tarjetas de combustible corporativas simplifican considerablemente la gestión administrativa y contable.

Un vale seguro, un gasto controlado

Otra ventaja de la tarjeta de combustible corporativa es que representa un comprobante de pago absolutamente seguro, reservado para un solo vehículo y a menudo con un código secreto. Cada compra debe ser validada mediante el código PIN de la tarjeta y el código del vehículo. El gasto fraudulento por parte de posibles empleados que quieran inflar sus gastos es casi imposible.
Este control y seguridad de las tarjetas puede ser configurado directamente por el gestor de la flota para controlar el alcance del uso de la tarjeta con la mayor precisión posible. Por ejemplo, es posible restringir el uso de la tarjeta durante cualquier periodo de tiempo:

  • A ciertos días de la semana,
  • A una determinada franja horaria por día,
  • A un número determinado de usos por día,
  • A un determinado tipo de combustible,
  • A un determinado tipo de servicio (sólo combustible, excluyendo el servicio de peaje, el mantenimiento, el lavado o las compras en las tiendas de las gasolineras),
  • Una zona geográfica determinada.

Además, la tarjeta está protegida contra pérdida o robo. En caso de anomalía, se envía inmediatamente una alerta por correo electrónico y es posible detener la tarjeta, que se sustituye en el plazo de un día laborable desde el momento que se comunica la pérdida o el robo.

Un sistema de supervisión en tiempo real para la flota de la empresa

El sistema va acompañado de un software de supervisión de la flota de tarjetas en línea y en tiempo real, que resulta especialmente útil si la empresa tiene que gestionar una flota de vehículos en alquiler a largo plazo.
Cada vehículo, cada empleado autorizado, aparece en el software, con los derechos y el kilometraje asociados. Es posible adjuntar contratos de alquiler a vehículos alquilados, asignar vehículos a empleados autorizados, asignar tarjetas a vehículos, etc.
Y los costes de combustible no son los únicos: cualquier factura relacionada con la gestión de la flota puede integrarse en el software para tener una visión completa de los costes relacionados con cada vehículo de la flota.
Y gracias a los servicios conectados, incluso es posible saber todo sobre el kilometraje, el consumo de cada vehículo de la flota y los hábitos de manejo de los empleados a los que se confían estos vehículos.

Las ventajas económicas de las tarjetas de combustible corporativas

Aunque estas no sean las más impresionantes de sus ventajas, las tarjetas de combustible para empresas también representan importantes ventajas económicas.

Anticipo de gastos para el trabajador y la empresa

La principal ventaja económica de las tarjetas de combustible radica en que permiten anticipar los gastos de combustible y mantenimiento del vehículo, tanto para el empleado que utiliza el coche como para la empresa.
De hecho, el empleado no tiene que pagar los gastos de combustible, simplemente tiene que presentar la tarjeta de combustible.
Pero además, si los gastos se pagan en una factura mensual y no se pagan por adelantado, la empresa tampoco tiene que adelantar los gastos. Se trata de una ventaja considerable para el flujo de caja, especialmente cuando la flota de vehículos de la empresa es grande.
No obstante, hay que tener en cuenta que algunos proveedores de tarjetas de combustible piden a la empresa cliente que deposite una determinada cantidad como garantía para poder beneficiarse de lo que equivale a un crédito sin intereses.

Ahorro en el precio del combustible

Con las tarjetas de combustible, el precio de compra de la gasolina ya tiene la ventaja de ser totalmente transparente.
Pero también puede ser ventajoso en comparación con los precios públicos que se muestran en el surtidor.
De hecho, algunos proveedores de tarjetas de combustible siguen garantizando una tarifa en la factura que es unos centavos más baja que el precio en la estación.

Esta ventaja puede representar una suma insignificante por un litro de combustible, pero puede representar varios cientos de pesos al mes en una empresa con una gran flota y viajes largos frecuentes.

Ahorro de costes administrativos y contables

Por último, esta es la principal ventaja de las tarjetas de combustible corporativas, desde el punto de vista financiero, toda la facilidad administrativa y de gestión de la partida de combustible que proporcionan las tarjetas de combustible permiten un ahorro considerable de los costes administrativos y contables.
De hecho, se calcula que el sistema ahorra nada menos que un día de trabajo administrativo y contable al mes para una flota de unos cincuenta vehículos.
Cada empresa evaluará las tarifas por hora de sus contables para apreciar el ahorro generado.
Sobre todo teniendo en cuenta que las tarjetas de combustible no cuestan prácticamente nada: entre 120 y 864 pesos de suscripción al año por tarjeta.


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